Informatum Research Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 3.4.2018

1. REKISTERIN PITÄJÄ

Informatum Research Oy
Y-tunnus: 2366599-6
Mikonkatu 17 B 00100 Helsinki

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Yhteyshenkilö: Saara Kinnunen
Puhelinnumero: 0447492061
Sähköpostiosoite: saara.kinnunen (at) informatumresearch.fi

3. REKISTERIN NIMI

Informatum Research Oy:n Asiakasrekisteri

4. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Henkilörekisterin ensisijaisena perusteena on Informatum Research Oy:n ja sen asiakkaan välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys. Henkilö on tilannut uutiskirjeen tai tutkimusraportin tai osallistunut Informatum Research Oy:n tilaisuuteen.

5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisterin käyttötarkoitus on asiakassuhteen, siihen liittyvän viestinnän ja markkinoinnin ja kampanjoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.

Tietoja voidaan käyttää Informatum Research Oy:n toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoituksiin ja kohdennetun viestinnän ja sisällön tuottamiseen. Tietoja voidaan käyttää myös asiakaspalautteen ja asiakkaiden tyytyväisyystietojen keräämiseen ja käsittelyyn sekä mielipidekyselyjen toteuttamiseen.

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa Informatum Researchin konserniyhtiölle ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteröidystä voidaan kerätä ja tallentaa seuraavanlaisia tietoja:
– Henkilötiedot: Etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yrityksen nimi ja yrityksen osoitetiedot, rooli edustamassaan organisaatiossa.
– Palvelujen käyttö- ja ostotiedot, markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot kuten asiakastilaisuuksien kutsutiedot, uutiskirjeet tms.
– Rekisteröidyn itse tuottama sisältö, kuten asiakaspalaute sekä hänen itsestään antamat lisätiedot kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot tai muut vastaavat tiedot.
– Rekisteröidyn käyttämiä tai toivomia palveluja maksutietoineen.
– Kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja.
– Muita asiakkuuteen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi asiakkaaseen yhdistettävissä oleva eri sovelluksilla tehdyillä kyselyillä ym. yhteistyöhön liittyvä tieto.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

– Informatum Research säilyttää henkilötietoja asiakasrekisterissä kunnes asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritetään rekisteröidyn viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteydenotosta, johon lisätään kolme vuotta.
– Yritys pidättää itsellään oikeuden säilyttää sellaisia tietoja, joita tarvitaan yrityksen lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, kuten kirjanpitoon liittyvät henkilötiedot, niin kauan kuin kyseisten tietojen säilyttäminen on lain mukaan tarpeellista.

8. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

– Rekisteröity itse ja rekisteröidyn asiakkuuteen, palveluiden käyttöön ja viestintään liittyvät tapahtumat.
– Osoitetietoja tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli.

9. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

– Rekisteröityjen henkilötietoja ei siirretä eikä luovuteta yrityksen ulkopuolisille tahoille.
– Tietoja ei siirretä tai luovuteta tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
– Asiakastietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
– Tietoja ei luovuteta kaupallisissa tarkoituksissa mihinkään.

10. KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA

– Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.
– Käynneistä digitaalisen aineiston tiedostoissa jää lokitieto, jolloin voidaan yksilöidä, kuka tietoja on katsonut ja minä ajankohtana.
– Digitaalinen aineisto säilytetään Salesforcen pilvipalvelussa.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUS VASTUSTAA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ JA SUORAMARKKINOINTIA (KIELTO- JA KÄYTTÖOIKEUS)

– Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään pyynnöstä, ellei lainsäädäntö estä tietojen poistamista.
– Rekisteröity voi antaa Yritykselle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.

12. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET

12.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

– Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Yrityksen asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
– Yritys varaa itselleen oikeuden toimittaa pyydetyt rekisteritiedot itse valitsemassaan, luettavassa muodossa.

12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

– Siltä osin kuin rekisteröity tai käyttäjä voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.
– Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa yrityksen vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

12.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

– Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12.4 Muut oikeudet

– Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä yritykselle tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

13. YHTEYDENOTOT

– Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen
liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä yritykseen:

1) Sähköpostitse: saara.kinnunen (at) informatumresearch.fi
2) Postitse: Informatum Research Oy, Mikonkatu 17 B, 00100 Helsinki
3) Tulemalla yrityksen toimipisteeseen osoitteeseen: Informatum Research Oy, Mikonkatu 17 B, 00100 Helsinki
– Yritys voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti. Ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan.